Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association ASSOCIATION NARBONNAISE POUR LES ACTIONS D'ADAPTATION (ci-après désignée « ANAA ») informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées au titre des articles 12, 13 et 14 du RGPD.
Données des fiches d’inscription
Dans le cadre du CAMSP et du CMPP, des renseignements sur les enfants susceptibles d’être accueillis et sur leurs entourages (prescripteurs, médecins, assistants familiaux, référents du service social, parents, représentants légaux) sont enregistrés par l’ANAA qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (identités, coordonnées de contact, problématiques de la demande, historiques de prise en charge, date de naissance, consentements, …) est en vue d’étudier la pertinence de la demande et en vue de suivis- statistiques. Seuls le secrétariat, la Coordinatrice, les médecins concernés et le personnel en charge du suivi-statistique sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la date de notification auprès de la famille. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des responsables légaux concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant que CMPP et CAMSP ou à défaut l’intérêt légitime des personnes concernées.
Données des patients-admis
Dans le cadre du CAMSP et du CMPP, des renseignements sur les enfants accueillis et sur leurs entourages (prescripteurs, médecins, assistants familiaux, référents du service social, parents, représentants légaux) sont recueillis par l’ANAA qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (identités, coordonnées de contact, problématiques de la demande, historiques de prise en charge, dossiers médicaux, date de naissance, consentements, pièces justificatives, photo, données de facturation) est en vue l’exécution des prises des charges thérapeutiques, le suivi-statistique associé et la facturation associée. Seuls le personnel administratif concerné, la Coordinatrice, les médecins concernés et la Direction en cas de problématique sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 20 ans ou 10 après le décès du patient. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur l’exécution d’un contrat DIPC (document individuel de prise en charge) ou à défaut notre intérêt légitime en tant que CAMSP ou CMPP ou à défaut l’intérêt légitime des personnes concernées. Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des données nécessaires concernant les personnes accueillies à des institutions ou des organismes concernés (CPAM, ARS, conseil général, …) ainsi qu’à des médecins concernés. Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-patients via des organismes ou institutions concernés (maisons départementales de santé, éducation nationale) et des médecins concernés.
Candidature à un emploi et demande de stage
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par l’ANAA (qui est le responsable de traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seuls le secrétariat, le service RH, la Direction et les médecins-directeurs et les membres du bureau sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou à défaut sur votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires.
Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par l’ANAA qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seule la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à la fin du besoin opérationnel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association.
Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par l’ANAA (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actives ou potentielles avec des informations publiques.
Newsletters et invitations à des évènements
Nos patients, leurs familles et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information peut être mis en place par l’ANAA qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@anaa-narbonne.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seule la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques et de transférer des données à des sociétés externalisées d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
Architecture informatique sécurisée
Nos données et celles de nos usagers sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et dans dans nos datacenters externalisés situés en France.
Vos droits
Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables externalisés, CAC, institutions… Nous signalons aussi que nos données peuvent être transmises à des entreprises spécialisées en destruction des documents confidentiels. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@anaa-narbonne.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, 56 rue Saint-Salvayre, 11100 Narbonne. Vous disposez par ailleurs des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.